Tapahtuman järjestäminen edessä ja haluat varmistaa, että tapahtumastasi tulee onnistunut?
Jotta tapahtuman järjestäminen sujuisi huomattavasti helpommin ja stressittömämmin, kokosimme sinulle meidän TOP 10 vinkkiämme yhteen muistilistaan.
Tämän lisäksi voit nyt ladata meidän maksuttoman Yleisötapahtuman suunnitteluoppaan, jonka avulla pääset käymään läpi koko tapahtuman suunnitteluprosessin helposti osio kerrallaan!
Lue, miten järjestät onnistuneen tapahtuman ja pyydä tarvittaessa meidät avuksi tapahtuman suunnitteluun ja toteutukseen!
Tapahtuman suunnittelu – Etene näin
Tapahtumaa järjestettäessä suunnittelu kannattaa tehdä kunnolla, jotta yllätyksiltä vältytään, eikä budjetti veny yli rajojen.
1) Aseta tavoitteet
Et voi osua, jos et tiedä minne tähtäät! Teit tapahtumaa sitten kenelle tahansa, aseta tapahtumalle selkeät tavoitteet, tai kaiva tavoitteet esiin tapahtuman tilaajalta. Muista määritellä, miten tavoitteiden onnistumista mitataan.
Sinulla on oltava sama käsitys onnistumisesta tapahtumatuottajana kuin tilaajalla on. Jumppaa jatketaan niin kauan, että olette yhtä mieltä tavoitteista ja mittareista. Ilman näitä on täysin hullua lähteä viemään projektia eteenpäin!
2) Suunnittele hyvä idea, johon innostat muut mukaan
Olet toivottavasti saanut jonkin briiffin eli toimeksiannon toiveineen ja tietyin ehdoin tilaajalta. Tämän pohjalta sinä lähdet luovan tiimisi kanssa ideoimaan sopivaa tapahtumaa.
Ideoinnin apuna voit käyttää erilaisia luovia tekniikoita, kuten aivoriihi, tuplatiimi, Fishbone, Morfologia, Synetiikka, tarkistusluettelot, 6 ajatteluhattua, lateraalinen ajattelu, käsitekartat, mind mapping ja body storming – näitä riittää!
Ota tavoitteeksi tuottaa vähintään 50 ideaa, joita sitten lähdette seuraavaksi arvioimaan tavoitteiden pohjalta ja karsimaan. Sieltä se loistoidea lopulta nousee tuhkasta kuin fenix-lintu!
Minulle on ammattilaiset aikoinaan kertoneet, että yleensä se luovin ja parhain idea on aluksi kaikista pelottavin ja aiheuttaa vähän vatsassa jännitystä…
3) Laadi projektisuunnitelma
Hyvä tapahtumatuottaja on tehnyt suunnitelman, johon on kirjattu tämän muistilistan 10 kohtaa konkreettisesti. En voi kyllin painottaa sitä kuinka tärkeää onnistumisen kannalta on tehdä tuo suunnitelma hyvin.
Hyvä projektisuunnitelma kertoo numeerisesti ja kirjallisesti sen mitä tehdään, miten tehdään ja miksi tehdään sekä millä resursseilla. Vanha, mutta niin tosi viisaus: hyvin suunniteltu, on puoliksi tehty!
Pyydä vähintään kahta ihmistä arvioimaan suunnitelmasi ennen täytäntöönpanoa. Et valitettavasti ole täydellinen ja yksin tehdessä sokeutuu helposti jollekin asialle täysin tai tärkeitä asioita jää oivaltamatta.
Suunnitteluvaiheessa tulee huomioida myös erilaiset vastuullisuusperiaatteet ja ympäristöohjelmat, jotta tapahtuma noudattaa niitä.
4) Valitse tapahtumaan oikeanlaiset tekijät
Rakenna tiimisi, jonka kanssa haluat tapahtuman tuottaa. Ota tiimiisi vain sellaisia henkilöitä, jotka omaavat halua saavuttaa asetetut tavoitteet ja ovat valmiita tekemään töitä niiden eteen.
Buukatessasi henkilöitä, kerro mihin otat heidät mukaan… ”tehdään vuoden paras tapahtuma yhdessä, teen sinusta vuoden projektipäällikön tämän tapahtuman avulla, tähdätään yhdessä pitkäjänteiseen molempia hyödyttävään yhteistyöhön tai annan sinulle ainutlaatuisen etenemismahdollisuuden ja kannustimet” jne. Ole positiivinen, innostava ja reilu tiiminvetäjä.
Tarvitsetko apua oikean tiimin kokoamiseen? Lue lisää ladattavasta oppaastamme, jossa käsitellään tapahtumatiimin roolit ja vastuut.
Tapahtuman järjestäminen – Muista nämä tärkeät vaiheet
5) Hanki yhteistyökumppanit
Yhteistyökumppanit voivat tuottaa tapahtumaan ohjelmaa, esityksiä, maistatuksia tai vaikka somistukset. Yhteistyökumppaneita suunnitellessasi kannattaa myös käyttää luovuuttaan. Aina kumppanuudessa ei tarvitse vaihtaa rahaa, vaan tapahtumasta riippuen voit hyvin ehdottaa myös yhteistyötä, joka hyödyttää molempia osapuolia reilulla tavalla. Myös rahallisua sponsoridiilejä hakiessasi kannattaa muistaa määritellä, miten sponsori hyötyy yhteistyöstä.
Moni kumppani lähtee mielellään ideoimaan hyvältä kuulostavaa ideaa kanssasi, joten sinun ei tarvitse mennä valmiin ehdotuksen kanssa heidän luokseen.
6) Tee riskikartoitus ja minimoi ne
Kaikessa on riskinsä. Mitkä ne ovat sinun tuottamasi tapahtuman osalta?
Mitä tapahtuu, jos juontaja sairastuu, kuka tulee tilalle? Mitä turvallisuusriskejä tapahtumalla on? Liittyykö tapahtumaan joitain lakipykäliä, jotka tulee huomioida tai tehdä ilmoitukset viranomaisille (alkoholilainsäädäntö, hygienia, melu, ympäristönsuojelu, työehtosopimukset, tekijänoikeudet jne.).
Turvallisuunnitelmassa listaat riskit, niiden vakavuuden, niiden todennäköisen toteutumismahdollisuuden ja toimenpiteen, jolla ennaltaehkäiset tai minimoit riskin toteutumisen. Lisäksi sinun on laadittava varasuunnitelma ja otettava riittävät vastuuvakuutukset mahdollisten riskien toteutumisen varalta. Koko tapahtumatiimi, esiintyjät, järjestyksenvalvonta, tilaaja ja muut tärkeät sidosryhmät on perehdytettävä turvalliseen toimintaan ja ohjeisiin ennen tapahtumaa.
7) Yksinkertaista, priorisoi ja delegoi
Kaikessa yksinkertainen on kaunista, niin suunnitelman laadinnassa kuin toteutuksessa. Kiteytä tapahtuman teema tai sanoma yhteen lauseeseen. Mikäli budjetit ovat tiukat, kannattaa keskittyä yhteen tai kahteen hyvään sisältöön, kuin yrittää väkisin mahduttaa ohjelmaan liikaa kaikkea.
Tapahtumatuottajan tulee osata laatia tekemiselle tärkeysjärjestys ja delegoida sellaiset tehtävät, jotka eivät ole tavoitteiden toteutumisen kannalta suurimpia riskejä projektille. Sinun on tehtävä työtä myös itse! Älä kuvittelekaan, että voit ulkoistaa kaiken. Jos et usko, niin kokeile ja opi kantapään kautta.
Henkilö, joka ei ammatikseen tuota tapahtumia, ei pysty etukäteen ymmärtämään kaikkea sitä työmäärää, mitä onnistuneen tapahtuman järjestäminen vaatii.
Ota heti rohkeasti mukaan ammattituottaja, vaikka vain projektin alkuvaiheeseen, jossa määritellään tavoitteet ja suunnitellaan oleelliset sisällöt, joilla tavoitteisiin päästään. Älä säästä siis väärässä kohdin!
8) Seuraa laatua ja kustannuksia
Hyvä tapahtumatuottaja tietää reaaliaikaisesti, mikä on hänen tapahtumaprojektinsa reaaliaikainen budjetti ja kannattavuus. Hän huolehtii siitä, ettei budjetit ylity asetetuista tavoitteista.
Tappiollista tapahtumaa ei ole järkevää tuottaa ja raha määrittää kaiken tekemisen. Laadukas tekeminen on sitä, että pysytään suunnitelmassa ja budjetissa. Välillä voi olla vaikea arvioida jonkin tekemisen työmäärää, varsinkin jos et ole järjestänyt tapahtumia aikaisemmin. Tällöin sinun tulee selvittää huolellisemmin useamman tiiminjäsenen kanssa tehtäviä ja niihin kuluvia työaika-arvioita.
9) Muista markkinoida
Jokainen tapahtuma tarvitsee aktiivista markkinointia. Ilman markkinointia, ei tapahtumaan tule ketään! Kiinnitä tiimiisi vähintään yksi markkinoinnin osaaja, muuten sinun voi käydä köpelösti.
Markkinoinnin tehtävä on saada tapahtuman rahalliset tavoitteet toteutumaan joko välillisesti tai välittömästi. Kaikki muu on plussaa. Mieti, mitkä markkinoinnin lukuisista keinoista sopivat sinun tapahtumasi markkinointiin (lehti-ilmoitus, promootiot, some, uutiskirjeet, puhelinsoitot, tekstiviestit, tv, radio, verkkomainonta jne.)
Tapahtuman jälkeen tarvitaan toimenpiteitä
10) Älä unohda jälkitoimenpiteitä!
Pyydä kaikilta tapahtumaan liittyviltä sidosryhmiltä – tilaaja, järjestyksenvalvojat, työntekijät, esiintyjät, alihankkijat ja yhteistyökumppanit – palautetta tapahtumasta.
Laadi raportti valokuvineen ja tiivistä loppuun oma yhteenveto lyhyesti, miten meni ja mitä kehitettävää huomasitte. Lähetä se tilaajalle ja varmista, että hän on valmis tilaamaan sinulta seuraavankin tapahtuman.
Kiitä kaikkia, jotka olivat mukana tapahtuman järjestelyissä ja anna henkilökohtainen palaute tiimillesi, jotta he voivat oppia yhä paremmaksi ja tietävät missä erityisesti onnistuivat.
Tapahtuman suunnittelu ja järjestäminen ammattitaidolla kaikkialla Suomessa – PrimaPonte
Haluatko syventyä tarkemmin itse tapahtuman suunnitteluun?
Lataa maksuton Yleisötapahtuman suunnitteluopas, joka sisältää konkreettisia esimerkkejä, tarkistuslistoja ja asiantuntijavinkkejä – kaikki kätevästi yhdessä paketissa.
Tapahtuman järjestäminen vie helposti paljon aikaa ja energiaa – ja usein matkan varrelle mahtuu myös yllätyksiä ja kompastuskiviä. Siksi ammattituottajan palkkaaminen on monelle paitsi helpotus, myös kustannustehokas keino varmistaa, että tapahtuma onnistuu kaikilla osa-alueilla.
Ammattilainen osaa rajata realistisen budjetin, huomioida olennaiset yksityiskohdat ja varmistaa, että kokonaisuus sujuu alusta loppuun. Me PrimaPontella kannustamme ottamaan tapahtumatuottajan mukaan rohkeasti myös pienempiin projekteihin – lopputuloksena on järjestelmällisesti toteutettu ja yleisönsä vakuuttava tapahtuma.
Varaa maksuton ideointitapaaminen kanssamme – tehdään sinulle maailman paras tapahtuma!
Varaa maksuton ideointitapaaminen kanssamme tai ota yhteyttä – tehdään sinulle maailman paras tapahtuma!
