Kesä on taittunut heinäkuun puolelle, ja myös kesäiset tapahtumat rullaavat ympäri Suomea esimerkiksi festareiden muodossa. Kuluva vuodenaika onkin yksi vuoden parhaimmista ajoista ja sesongeista järjestää tapahtumia – mutta miten ihmeessä saamme kesästä tehtyä koko vuoden vaikuttavimman tapahtumakauden?
Kesä mielletään ajaksi, jolloin mennään, koetaan ja tehdään.
Hyvät kelit saavat ihmiset poistumaan kotoaan. Lämpö, aurinko, pitkät päivät ja kukoistava ympäristö luo ihmisissä luontaista tarvetta tehdä ja kokea asioita. Puhumattakaan kesälomista, joita odotetaan parhaimmillaan koko vuoden ajan. Kesä mielletään myös liikkumisen ja matkustelun ajaksi, joka tarkoittaa, että tapahtumiin saatetaan matkustaa jopa toiselta puolelta Suomea.
Kesässä on myös useita vaikuttavia tekijöitä, jotka tekevät tapahtumien järjestämisestä ja tunnelman luomisesta helpompaa:
Ulkotilojen hyödyntäminen – parhaimmillaan saat tilaa käyttöön ilmaiseksi. Tämä laskee kynnystä kokeilla jotain uutta tai isompaa.
Valoisa aika ja varsinkin illat = Tapahtumat eivät ole niin aikasidonnaisia – valaisuinvestoinnit laskevat luontaisesti, kun pidentyneet päivät tarjoavat valoaan pitkälle iltaan.
Somesisältöjen kulta-aikaa – Muistelemme monesti kesän tunnelmia videoista ja kuvista, ja nämä tärkeät hetket luovat unohtumattomia muistijälkiä kesän tapahtumista ja luovat parhaimmillaan jatkumoa tulevia kesiä ajatellen.
Yhteisöllisyys tulee esiin entistä enemmän – Kesällä ihmiset hakevat luontaisesti yhteisiä kokemuksia, joka korostaa tapahtumien ja yhdessä tekemisen tärkeyttä.
Hyvin suunniteltu tapahtuma taklaa kesätapahtumien haasteet
Kesän riskit ovat yleisesti ja hyvin tiedossa ja ne selittävätkin osittain, miksi kesän tapahtumien järjestämistä pidetään ajoittain haasteellisena. Sää voi olla lämmin, mutta myös epävakaa, kaupungit hiljenevät kesälomien vuoksi, kalenteri on täynnä kilpailevia isompia tapahtumia, mutta jokainen näistä on taklattavissa hyvällä suunnittelulla.
- Sää on epävakaa – Tämä on taklattavissa hyvällä ennakkosuunnitelmalla. Varasuunnitelman tekeminen ja säähän varautuminen on oleellinen osa tapahtuman ydinsuunnitelmaa. Sää ei osoittaudu ongelmaksi, jos puitteet ja suunnitelma on kunnossa.
- Kaupungit ja paikkakunnat tyhjenevät – Tämä voi tarjota myös mahdollisuuden. Kesätapahtumalla on loistava mahdollisuus tuoda omaa paikkakuntaa kartalle, entä jos tavoittaisitkin turistit ja ohikulkumatkalaiset? Luodaan mielikuvaa siitä, että “Täällä tapahtuu, täällä kannattaa pysähtyä.”
- Kilpailu on kovaa, miten erottua muiden tapahtumien keskeltä – Tähän on simppeli vastaus: ihmisten tapahtumanälkä on kesäisin korkeampi kuin koskaan. Hyvin erottuva, tarpeellinen ja selkeästi kohdennettu konsepti löytää kyllä yleisönsä. Runsaus myös nostaa tapahtuma-alan kokonaisvaltaista näkyvyyttä, ja normalisoi sen, että kesällä saa ja pitää tapahtua!
- Henkilöstö ja esiintyjien saatavuus – Vääjäämätön totuus on se, että kesällä esimerkiksi artistit ovat paljolti keikkailemassa erinäisten festareiden aikana. Tästä päästään siihen kultaiseen sääntöön: nopeat syövät hitaat. Aikaisin suunniteltu tapahtuma ja esiintyjien kiinnittäminen on osa onnistunutta tapahtumaa, oli kyse sitten mistä vuoden ajasta tahansa. Ydintekijät ovat valmiita liikkumaan tapahtumaasi, satoi tai paistoi.
Miten luot onnistuneen kesätapahtuman?
Mahdollisuuksien ja riskien jälkeen siirrymme itse asiaan. Hyvä kesätapahtuma ei synny sattumalta, ja muutamaa yksinkertaista periaatetta noudattamalla tapahtuma ei ainoastaan onnistu, vaan siitä tulee osa kesän parhaita muistoja.
- Kalenterin kiintopisteet – Koulujen loppuminen, juhannus, lomakauden alku ja loppu ovat hetkiä, jolloin ihmisillä on jo valmiiksi juhlamieltä ja aikaa vapaana. Tapahtuman ajoittaminen näiden ympärille on huomattavasti helpompaa kuin uuden syyn keksiminen tyhjästä.
- Jatkumo, ei pelkkä yhden kerran tapahtuma – Yksittäinen, kertaluontoinen tapahtuma jää helposti hetken muistoksi. Kun tapahtumasta rakennetaan sarja tai toistuva konsepti, se pitää yleisön otteessa koko kesän ajan ja luo odotusta myös seuraavaa kertaa kohtaan. Jatkumo muuttaa yksittäisen onnistumisen pitkäjänteiseksi perinteeksi.
- Nopeus ja ennakointi – Kesällä esiintyjät ja avainhenkilöt varataan aikaisin, joten menestyvä tapahtuma syntyy ajoissa tehdyistä päätöksistä. Mitä nopeammin lyöt lukkoon esiintyjät, tekijät ja aikataulun, sitä varmemmin saat ne nimet ja kädet, joita tapahtumasi tarvitsee – muista: nopeat syövät hitaat.
- Laajennetut kohderyhmät – Kesällä liikkeellä on paitsi paikallisia, myös mökkiläisiä, kesätyöläisiä ja turisteja. Kun markkinointi ja sisältö suunnitellaan tämän laajemman yleisön ehdoilla, tapahtuma tavoittaa huomattavasti suuremman ja monimuotoisemman joukon kuin pelkkään lähialueeseen keskittyvä viestintä.
Kesästä vuoden vaikuttavimmaksi tapahtumakaudeksi
Miten siis teet kesästä vuoden vaikuttavimman tapahtumakauden? Kesä on säällisesti, tilallisesti ja ihmisten tarpeiden sekä halujen osalta otollinen aika tapahtumatuotannolle. Haasteet ovat hallittavissa, ja oikealla suunnittelulla luot ihmisille niitä unohtumattomia kokemuksia, jotka tuo ihmiset takaisin tulevanakin kesänä. Hyvä tapahtuma ei synny sattumalta, vaan kaikki lähtee suunnittelusta.
Tunnistatko nämä haasteet kesän tapahtumissa? Me autamme – varaa maksuton konsultointihetki tai pyydä tarjous!
